Pełna baza klientów warsztatu - karta klienta, historia wizyt, dane firmowe i prywatne w jednym miejscu.
Moduł zarządzania klientami w Warsztatniku zastępuje papierowe karty, notatki w telefonie i pliki Excel. Każdy klient - prywatny lub firmowy - ma własną kartę z pełną historią napraw, listą pojazdów, danymi kontaktowymi i wystawionymi dokumentami. Dzięki wyszukiwarce po nazwisku, NIP-ie czy numerze telefonu znajdziesz klienta w kilka sekund, nawet jeśli był u Ciebie dwa lata temu. Sprawnie obsłużony klient wraca i poleca warsztat dalej - to najtańsza forma marketingu, jaką znamy.
Najważniejsze możliwości:
- Dodawanie, edycja i usuwanie klientów
- Klienci prywatni i firmowi (NIP, dane do faktur)
- Pełna historia wizyt i pojazdów
- Szybka wyszukiwarka po dowolnym polu
Baza pojazdów przypisanych do klientów z pełną historią serwisową, VIN, przebiegiem i terminami.
Każdy pojazd w Warsztatniku ma własną kartę: marka, model, rocznik, VIN, numer rejestracyjny i przebieg. Historia napraw pozwala w 30 sekund sprawdzić, co i kiedy było robione przy aucie, jakich części użyto i ile naprawa kosztowała. To bezcenne przy reklamacjach, kolejnych wizytach i wycenach. Klient zaskoczony precyzyjną informacją o swoim aucie czuje, że trafił do profesjonalistów - i z większą chęcią płaci uczciwą cenę za usługę.
Najważniejsze możliwości:
- Karty pojazdów z pełnymi danymi technicznymi
- Wiele samochodów na jednego klienta
- Historia napraw, części i kosztów
Profesjonalny protokół przyjęcia auta ze zdjęciami, podpisami klienta i warsztatu oraz eksportem do PDF - gotowy w kilka minut.
Protokół przyjęcia pojazdu to dokument, który chroni warsztat przed sporami o stan auta, zakres prac i zgodę klienta. W Warsztatniku tworzysz go cyfrowo: wybierasz klienta i pojazd z bazy, opisujesz stan techniczny i wizualny, zapisujesz przebieg, poziom paliwa, wyposażenie w aucie oraz zgłaszane usterki. Możesz powiązać protokół z kosztorysem, dodać zdjęcia uszkodzeń i zebrać podpisy klienta oraz pracownika bezpośrednio na tablecie lub telefonie. Gotowy dokument wydrukujesz lub zapiszesz jako PDF. Statusy (roboczy, podpisany, zatwierdzony, zrealizowany) porządkują pracę recepcji, a numer protokołu generuje się automatycznie. Klient widzi profesjonalizm od pierwszej minuty, a Ty masz dowód ustaleń na wypadek reklamacji.
Najważniejsze możliwości:
- Dane pojazdu, klienta i opcjonalnie kosztorysu w jednym dokumencie
- Zdjęcia stanu auta dołączone do protokołu
- Podpisy klienta i warsztatu na ekranie dotykowym
- Zgody: jazda próbna, podwykonawca, zezłomowanie części, RODO
- Podgląd i wydruk PDF z numerem protokołu
- Uprawnienia pracowników - kto może tworzyć i zatwierdzać
Pełna obsługa zlecenia naprawy od przyjęcia auta po wydanie klucza - ze zdjęciami, plikami i notatkami w jednym miejscu.
Moduł zleceń to serce programu do warsztatu samochodowego. Tworzysz zlecenie, przypisujesz mechanika, ustawiasz status (przyjęte, w trakcie, oczekuje na części, do odbioru, zakończone) i dodajesz notatki dla klienta. Do każdego zlecenia możesz dołączyć zdjęcia uszkodzeń, stanu auta przed i po naprawie oraz pliki - np. raporty diagnostyczne czy protokoły w PDF. Wszystko zostaje przypisane do konkretnego zlecenia i jest dostępne dla całego zespołu w chmurze. Cały zespół widzi, co dzieje się z autem. Uporządkowany przepływ zleceń to mniej pomyłek, krótszy czas obsługi i więcej zadowolonych klientów w skali miesiąca.
Najważniejsze możliwości:
- Statusy zleceń i przypisywanie mechaników
- Zdjęcia i pliki dołączone do zlecenia
- Notatki i historia zmian
- Przegląd otwartych zleceń w jednym widoku
Profesjonalne kosztorysy z rozbiciem na części i robociznę - gotowe do wysłania klientowi w PDF.
Kosztorys to dokument, który decyduje o tym, czy klient powie „tak”, czy „dziękuję, poszukam taniej”. W Warsztatniku tworzysz kosztorys w kilka minut: wybierasz pozycje robocizny, dodajesz części, ustawiasz stawki i rabaty. Dokument generuje się jako estetyczny PDF, który możesz wysłać mailem lub wydrukować. Transparentny kosztorys buduje zaufanie i drastycznie zmniejsza liczbę reklamacji „nie umawialiśmy się na taką kwotę”.
Najważniejsze możliwości:
- Pozycje: części + robocizna
- Rabaty i stawki godzinowe
- Eksport do PDF
Kalendarz wizyt z widokiem dnia, tygodnia i miesiąca oraz grafikiem każdego mechanika osobno.
Terminarz w Warsztatniku to nie tylko ładny kalendarz, ale narzędzie, które realnie zwiększa przepustowość warsztatu. Widzisz wolne sloty, planujesz wizyty bez kolizji. Filtrowanie per pracownik pokazuje obciążenie każdego mechanika - łatwo zauważysz, kto siedzi bez roboty, a kto jest przeciążony. Lepiej zaplanowany dzień to mniej pustych godzin między zleceniami, a każda odzyskana godzina stanowiska to realny przychód warsztatu.
Najważniejsze możliwości:
- Widok dzień / miesiąc
- Grafik per mechanik
- Wizualizacja obciążenia warsztatu
Do 10 kont pracowniczych z odpowiednimi uprawnieniami. Każdy widzi tylko to, co powinien.
Pakiet rozszerzony Warsztatnika pozwala stworzyć do 10 indywidualnych kont z różnymi poziomami uprawnień. Mechanik widzi swoje zlecenia i grafik, ale nie ma dostępu do raportów finansowych. Recepcja zarządza terminarzem, klientami i kosztorysami. Administrator ma pełen wgląd we wszystko. Dzięki temu wprowadzasz porządek, eliminujesz pokusę nadużyć i masz pełną wiedzę o tym, kto co zrobił w systemie. To podstawa profesjonalnego zarządzania średnim warsztatem samochodowym.
Najważniejsze możliwości:
- Do 10 kont pracowników
- Własne uprawnienia
- Logi działań - kto, co i kiedy
- Łatwe rozliczanie pracy mechaników
Faktury VAT z bezpośrednią wysyłką do KSeF i paragony fiskalne na podpiętej drukarce - bez ręcznego przepisywania.
Wystawianie faktur i paragonów to zadanie, które potrafi pożreć dwie godziny dziennie. Warsztatnik integruje się z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), więc dokumenty trafiają do urzędu skarbowego automatycznie, bez zewnętrznych programów księgowych. Paragony fiskalne drukujesz bezpośrednio na podpiętej drukarce fiskalnej (jednorazowa instalacja modułu integracji). Mniej błędów księgowych, mniej stresu przed kontrolą, mniej godzin spędzonych nad papierami - a Twoja księgowa kocha Cię za czyste dane.
Najważniejsze możliwości:
- Faktury VAT z wysyłką do KSeF
- Paragony fiskalne (wymaga instalacji modułu)
- Faktury PDF
- Pełna zgodność z polskimi przepisami
Funkcje to jedno, ale liczy się też filozofia produktu. Warsztatnik powstał z myślą o ludziach, którzy nie kończyli kursów IT i chcą po prostu, żeby program działał. Interfejs jest prosty, intuicyjny i dostępny w pełni po polsku. Nie musisz mieć drogiego komputera - wystarczy przeglądarka i internet, by w pełni korzystać z oprogramowania.
Łącząc moduły klientów, pojazdów, protokołu przyjęcia, zleceń, kosztorysów, terminarza, pracowników i płatności w jednym miejscu, eliminujemy „klejenie” danych z różnych narzędzi. Dane wpisujesz raz, a korzystasz z nich w każdym dokumencie i na każdym etapie zlecenia. Dodaj do tego niższe ryzyko błędów księgowych, mniej reklamacji od klientów i lepsze wykorzystanie czasu mechaników - przy abonamencie od 49 zł netto wystarczy jedno dodatkowe zlecenie w miesiącu, by koszt programu się zwrócił.
Czy moja branża się zmieni?
Polski rynek warsztatowy zmienia się błyskawicznie. KSeF, e-faktury, rosnące oczekiwania klientów co do tempa obsługi i transparentności kosztów - to wszystko stawia poprzeczkę coraz wyżej. Warsztaty, które zostaną przy zeszycie i Excelu, w ciągu kilku lat będą miały bardzo trudno konkurować z tymi, które zainwestowały w dobre oprogramowanie. Warsztatnik to inwestycja w przyszłość Twojej firmy.
Drukowanie paragonów fiskalnych wymaga jednorazowej instalacji modułu integracji z drukarką fiskalną.